Persónuverndarstefna

Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings, svo sem upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjárhag, heilsufar, IP tölu og fleira. Í 2. og 3. tl. 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga er að finna nánari skilgreiningu á persónuupplýsingum. Með viðkvæmum persónuupplýsingum er átt við persónuupplýsingar sem njóta sérstakrar verndar samkvæmt persónuverndarlögum s.s. upplýsingar um þjóðernisuppruna eða kynþátt, stjórnmála- og trúarskoðanir, stéttarfélagsaðild, erfðagögn, heilsu, kynlíf eða kynhneigð. Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við alla meðferð og notkun persónuupplýsinga svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingu eða eyðingu. Í 4. tl. 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga er að finna nánari skilgreiningu á vinnslu persónuupplýsinga.

Hjá Malbikstöðinni fer vinnsla persónuupplýsinga fram á lögmætum grundvelli og í samræmi við persónuverndarlög. Malbikstöðin gætir jafnframt að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunnar. Malbikstöðin gætir að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum:
1) Að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum hætti.
2) Að persónuupplýsingum sé einungis safnað í skýrum tilgangi.
3) Að ekki sé safnað meiri persónuupplýsingum en nauðsynlegt er.
4) Að persónuupplýsingar séu nákvæmar og uppfærðar þegar þörf krefur.
5) Að persónuupplýsingar séu ekki geymdar lengur en þörf er á.
6) Að gætt sé að öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi varúðarráðstöfunum.

Sjálfvirk ákvarðanataka er það ferli þegar tekin er ákvörðun með sjálfvirkum hætti án nokkurrar mannlegrar aðkomu. Slíkar ákvarðanir geta verið byggðar á persónusniðum, þ.e. þegar persónuupplýsingar eru notaðar til að meta ákveðna þætti er varða hagi einstaklings, einkum að greina eða spá fyrir um þætti er varða frammistöðu hans í starfi, fjárhagsstöðu, heilsu, o.fl. Ekki fer fram sjálfvirk ákvarðanataka við vinnslu persónuupplýsinga hjá okkur.

Í starfsemi Malbikstöðvarinnar er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem Malbikstöðin hefur undir höndum geta verið um starfsmenn þess, viðsemjendur, viðskiptavini og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

Malbikstöðin safnar ólíkum persónuupplýsingum um mismunandi hópa einstaklinga eftir því um hvaða starfsemi er að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast Malbikstöðin við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.
Í ákveðnum tilvikum þurfum að safna viðkvæmum persónuupplýsingum, svo sem upplýsingum um heilsufar og aðild að stéttarfélagi starfsmanna. Sérstök aðgát er höfð við meðferð slíkra upplýsinga.
Við söfnum og vinnum með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um umsækjendur, viðskiptavini, birgja, fyrrverandi og núverandi starfsfólk:
● grunnupplýsingar (nafn, heimilisfang, netfang o.fl.)
● andlitsmynd
● stéttarfélagsaðild
● bankaupplýsingar
● skattaupplýsingar
● upplýsingar
–
úr starfsumsókn
–
úr ráðningarsamningi
–
úr tímaskráningu
–
um launagreiðslur
–
um heilsufar
–
úr tölvupóstssamskiptum
–
um orlof
–
um meðlagsgreiðslur
–
um verkefnastöðu
–
úr frammistöðukönnunum
–
úr starfsmannasamtölum
–
um ástæðu
áminningar/uppsagnar
–
úr um símanotkun (lengd og
tímasetning símtala)
–
um námskeiðssókn
–
um tjónsviðburði

Malbikstöðin safnar og vinnur með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um starfsmenn,
leigutaka og birgja:

Í þeim tilgangi að gera samninga við landeigendur, leigutaka og verkkaupa söfnum við grunnupplýsingum um þá.

Í þeim tilgangi að senda út reikninga söfnum við grunnupplýsingum ásamt Reikningsupphæð.

Í þeim tilgangi að halda skrá um núverandi og fyrrverandi viðskiptavini (birgja) okkar ásamt viðskiptasögu, söfnum við grunnupplýsingum um þá. Hafa samband í gegnum vefsíðu Við tökum við tjónstilkynningum frá ökumönnum og öðrum einstaklingum í gegnum vefsíðu okkar í þeim tilgangi að veita ráðgjöf, veita tilboð í verk, taka við starfsumsóknum eða öðrum ábendingum er viðkoma starfsemi.
Í þeim tilvikum þar sem Malbikstöðin þarf að safna viðkvæmum persónuupplýsingum, s.s. sem upplýsingum um aðild starfsmanna að stéttarfélagi og um heilsufar starfsmanna er sérstök aðgát höfð við meðferð slíkra upplýsinga.

Tilgangurinn með söfnun upplýsinganna er að:
● Geta efnt samningsskyldu, til dæmis við starfsmenn.
● Geta veitt ákveðna þjónustu, til dæmis við vegfarendur.
● Gæta að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins.
● Gæta að lögmætum hagsmunum annarra.
● Uppfylla lagaskyldu.

Malbikstöðin safnar og vinnur persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:

• Til að uppfylla lagaskyldu.
• Til að uppfylla samningsskyldu.
• Á grundvelli samþykkis einstaklinga.
• Við verkefni í þágu almannahagsmuna eða beitingu opinbers valds.
• Til að unnt sé að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfu.

Við geymum persónuupplýsingar einungis í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir fyrirtækið að hafa þær undir höndum. Þegar ekki er þörf fyrir að hafa persónuupplýsingar undir höndum lengur eyðum við þeim með öruggum hætti.

Við söfnum persónuupplýsingum frá þér beint. Ef safnað er persónuupplýsingum frá þriðja aðila munum við eftir fremsta megni leitast við að upplýsa viðkomandi einstakling um það.

Fyrirtækið miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem ráðnir eru af okkur til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitenda, eða verktaka. Í þeim tilfellum gerir fyrirtækið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum okkar um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti. Við miðlum einnig upplýsingum til þriðju aðila þegar skylda stendur til þess samkvæmt lögum.

Malbikstöðinni er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Malbikstöðin flytur ekki persónuupplýsingar til ríkja er staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Malbikstöðin leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna. Auk þess stuðlar stofnunin að aukinni vitundarvakningu hjá starfsmönnum með reglulegri þjálfun og fræðslu um hvernig gæta skal að öryggi persónuupplýsinga.

Hafi einstaklingar veitt samþykki fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga eiga þeir rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 að afturkalla samþykki sitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá njóta þeir einnig annarra réttinda, svo sem réttar til að vera upplýstir um vinnslu, réttar til aðgangs að gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þá og réttar til að flytja eigin upplýsingar. Hafa skal í huga að réttindi einstaklinga eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.

Nafn: Lilja Samúelsdóttir

Netfang: lilja@malbikstodin.is

Símanúmer: 516-0500

Dragi einstaklingar í efa að Malbikstöðin meðhöndli persónuupplýsingar þeirra í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hafa þeir rétt til að senda erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).